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Beispiele für Workflow-Automatisierung
Zapier · Make · n8n

Beispiele für
Workflow-Automatisierung

Praxisbeispiele für Buchhaltung, Vertrieb, HR und Projektmanagement – ohne Programmierung.

12
Workflows
~8h
Ø Ersparnis / Woche
0
Zeilen Code nötig
Make Buchhaltung −3h/Woche
Eingangsrechnung → Buchhaltungssoftware
PDFs aus dem E-Mail-Postfach automatisch auslesen und in Lexoffice / Datev / Pennylane übertragen.
Trigger
Neue E-Mail mit Anhang in Gmail / Outlook
Extraktion
PDF wird via OCR (Mindee / Google Document AI) ausgelesen: Betrag, Datum, Lieferant
Prüfung
Router prüft: Betrag über 500 € → Freigabe per Slack/E-Mail anfordern
Ziel
Datensatz wird in Lexoffice als Eingangsrechnung angelegt + PDF in Google Drive archiviert

Benötigte Apps

  • Gmail / Outlook
  • Mindee (OCR)
  • Lexoffice API
  • Google Drive

Varianten

  • Statt Lexoffice → Pennylane, Datev
  • Freigabe via Teams statt Slack
  • Kostenstellen automatisch taggen
~3 Std. manuelle Arbeit / Woche gespart
+
Zapier Vertrieb & CRM −2h/Woche
Lead-Formular → CRM + Follow-up E-Mail
Neue Kontaktanfragen von Website oder LinkedIn direkt ins CRM und automatische Bestätigung versenden.
Trigger
Neues Formular-Submit (Typeform / Webflow / Calendly)
CRM-Eintrag
Kontakt wird in HubSpot / Pipedrive / Salesforce erstellt, Deal angelegt
Benachrichtigung
Vertriebsmitarbeiter erhält Slack-Nachricht mit Lead-Details
Follow-up
Personalisierte Bestätigungs-E-Mail geht sofort an den Lead raus

Benötigte Apps

  • Typeform / Webflow Forms
  • HubSpot oder Pipedrive
  • Slack
  • Gmail / SendGrid

Erweiterungen

  • Lead-Scoring per ChatGPT
  • Branche automatisch zuordnen
  • Kalender-Link im Follow-up
~2 Std. Datenpflege / Woche gespart
+
Make Buchhaltung −4h/Monat
Angebot → Rechnung → Mahnwesen
Sobald ein Angebot akzeptiert wird, wird automatisch eine Rechnung erstellt und das Mahnwesen gestartet.
Trigger
Angebot in CRM auf „Gewonnen" gesetzt
Rechnung
Rechnung wird in Lexoffice / Fastbill automatisch erstellt und per E-Mail versendet
Prüfung (Tag 14)
Make prüft täglich: Zahlung eingegangen? Falls nein: 1. Zahlungserinnerung
Eskalation
Tag 30 ohne Zahlung → Mahnung + interner Alert an Geschäftsführer

Benötigte Apps

  • Pipedrive / HubSpot
  • Lexoffice / Fastbill
  • Gmail
  • Make Scheduler

Varianten

  • Stripe-Zahlung als Trigger
  • Teilzahlungen berücksichtigen
  • Steuerberater automatisch CC
~4 Std. manuelles Mahnwesen / Monat gespart
+
Zapier HR −5h/Einstellung
Bewerbungseingang → Onboarding-Prozess
Von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag automatisiert: Einladungen, Verträge, Tool-Zugänge.
Trigger
Neuer Bewerber in Personio / Recruitee / Notion-Datenbank
Bestätigung
Automatische Eingangsbestätigung + Kalenderlink für Erstgespräch
Bei Zusage
Arbeitsvertrag via DocuSign / HelloSign versenden, Checkliste in Asana erstellen
Onboarding
Tool-Zugänge (Google Workspace, Slack, GitHub) automatisch anlegen

Benötigte Apps

  • Personio / Recruitee
  • Calendly
  • DocuSign
  • Google Workspace Admin API

Erweiterungen

  • Absagen höflich automatisieren
  • Willkommens-Slack am Tag 1
  • 30/60/90-Tage-Check-in planen
~5 Std. Admin-Aufwand je Einstellung gespart
+
Make Projektmanagement −2h/Projekt
Neuer Auftrag → Projektstruktur automatisch anlegen
Sobald ein Deal gewonnen wird, entsteht automatisch ein vollständiges Projekt mit allen Tasks und Beteiligten.
Trigger
Deal in Pipedrive auf „Gewonnen" → Make startet
Projekt
Asana/Notion-Projekt aus Template erstellt, Projektname = Kundenname + Auftragstyp
Team
Zuständige Mitarbeiter zuweisen, Slack-Channel erstellen
Kickoff
Kickoff-Meeting automatisch im Kalender aller Beteiligten eintragen

Benötigte Apps

  • Pipedrive / HubSpot
  • Asana oder Notion
  • Slack
  • Google Calendar

Erweiterungen

  • Meilensteine aus Auftragswert
  • Stundenkontingent hinterlegen
  • Kunden-Login anlegen
~2 Std. Setup-Aufwand je Projekt gespart
+
Zapier Kommunikation −1h/Woche
Automatischer Wochenbericht per E-Mail
Jeden Montag wird ein Statusbericht aus mehreren Tools zusammengestellt und ans Team verschickt.
Trigger
Zeitplan: Montag 08:00 Uhr
Daten sammeln
KPIs aus Google Sheets / HubSpot / Asana: offene Deals, erledigte Tasks, Umsatz
Bericht
ChatGPT fasst Daten in lesbaren Text zusammen (optional)
Versand
Formatierter HTML-Bericht an Geschäftsführung + Team-Channel

Benötigte Apps

  • Google Sheets
  • HubSpot / Asana
  • OpenAI (optional)
  • Gmail / Mailchimp

Varianten

  • Tägliches Briefing statt wöchentlich
  • Als Slack-Digest statt E-Mail
  • Anomalie-Alarm bei KPI-Abweichung
~1 Std. Reporting-Aufwand / Woche gespart
+
Make Vertrieb & CRM −3h/Woche
CRM-Datenpflege & Duplikaterkennung
Kontaktdaten automatisch anreichern, Duplikate erkennen und veraltete Einträge markieren.
Trigger
Neuer oder geänderter Kontakt im CRM
Anreicherung
Clearbit / Hunter.io ergänzt Firmendaten, LinkedIn-URL, Telefon
Duplikat-Check
E-Mail und Firmenname gegen bestehende Einträge prüfen
Aktion
Duplikat → Zusammenführen oder flaggen. Fehlende Felder → Aufgabe erstellen

Benötigte Apps

  • HubSpot / Pipedrive
  • Clearbit oder Apollo
  • Make (Router-Logik)

Erweiterungen

  • DSGVO-Einwilligung prüfen
  • Inaktive Leads nach 180 Tagen archivieren
~3 Std. CRM-Pflege / Woche gespart
+
Zapier Buchhaltung −2h/Monat
Spesenabrechnungen automatisch verarbeiten
Mitarbeiter fotografieren Belege mit dem Smartphone – alles andere passiert automatisch.
Trigger
Foto-Upload in Dext (Receipt Bank) oder direkt per E-Mail
OCR
Betrag, Datum, Kategorie und MwSt werden automatisch erkannt
Freigabe
Vorgesetzte erhalten Freigabeanfrage per E-Mail/Slack mit 1-Klick-Bestätigung
Buchung
Freigegebene Belege landen automatisch in der Buchhaltungssoftware

Benötigte Apps

  • Dext / Expensify
  • Slack oder Gmail
  • Lexoffice / Datev

Erweiterungen

  • Kreditkarten-Feeds einbinden
  • Monatliche Auswertung je Abteilung
~2 Std. Spesenabrechnung / Monat gespart
+
Make + KI Kommunikation −4h/Woche
E-Mail-Triage & Antwort-Drafts mit KI
Eingehende E-Mails werden kategorisiert, priorisiert und Antwort-Entwürfe automatisch generiert.
Trigger
Neue E-Mail im Posteingang (Gmail / Outlook)
Klassifikation
GPT-4 klassifiziert: Beschwerde / Anfrage / Rechnung / Spam → Label wird gesetzt
Entwurf
Für Anfragen: Antwort-Draft generieren und als Entwurf speichern
Weiterleitung
Beschwerden → Sofort-Slack-Alert an zuständigen Mitarbeiter

Benötigte Apps

  • Gmail / Outlook
  • OpenAI GPT-4
  • Make (Router)
  • Slack

Erweiterungen

  • Antwort im eigenen Schreibstil
  • Ticket-System befüllen (Freshdesk)
~4 Std. E-Mail-Bearbeitung / Woche gespart
+
Zapier HR −1h/Woche
Urlaubsantrag & Abwesenheitsverwaltung
Urlaubsanträge werden automatisch geprüft, genehmigt und in alle relevanten Systeme eingetragen.
Trigger
Mitarbeiter füllt Google Form / Typeform aus
Prüfung
Automatische Prüfung: Resturlaub ausreichend? Doppelbelegung im Team?
Genehmigung
Vorgesetzte erhalten Genehmigungslink per E-Mail (1 Klick)
Synchronisation
Bei Genehmigung: Team-Kalender, HR-System und Urlaubskonto aktualisieren

Benötigte Apps

  • Google Forms / Typeform
  • Google Calendar
  • Personio / BambooHR
  • Gmail

Erweiterungen

  • Krankmeldungen ähnlich abbilden
  • Slack-Status automatisch setzen
~1 Std. HR-Verwaltung / Woche gespart
+
Make Projektmanagement −2h/Woche
Zeiterfassung → Projektabrechnung
Gebuchte Stunden fließen automatisch in die Abrechnung und erzeugen Rechnungspositionen.
Trigger
Wöchentlicher Export aus Toggl / Clockify / Harvest
Aggregation
Make summiert Stunden nach Projekt und Mitarbeiter
Rechnung
Rechnungspositionen in Lexoffice / Fastbill anlegen
Reporting
Google-Sheets-Dashboard mit Soll-Ist-Vergleich je Projekt aktualisieren

Benötigte Apps

  • Toggl / Clockify
  • Lexoffice / Fastbill
  • Google Sheets

Erweiterungen

  • Budget-Alarm bei 80% Auslastung
  • Freigabe vor Rechnungsstellung
~2 Std. manuelle Abrechnung / Woche gespart
+
Zapier Vertrieb & CRM −3h/Woche
Shopify-Bestellung → Fulfillment → Kundenpflege
Jede neue Bestellung löst automatisch Lager, Rechnung, Versandstatus-Update und Bewertungsanfrage aus.
Trigger
Neue Shopify-Bestellung
Bestand
Lagerbestand in Google Sheets / Warehouse-System aktualisieren
Rechnung & CRM
Rechnung in Lexoffice, Kundendaten in HubSpot aktualisieren
Nachkauf
3 Tage nach Versand: automatische Bewertungsanfrage per E-Mail

Benötigte Apps

  • Shopify
  • Lexoffice / Sevdesk
  • HubSpot
  • Klaviyo / Gmail

Erweiterungen

  • Reorder-Alert bei Mindestbestand
  • Retourenabwicklung automatisieren
~3 Std. manuelle Auftragsbearbeitung / Woche gespart
+

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