Viele Unternehmen nutzen ihre Website bislang hauptsächlich als digitale Visitenkarte oder Informationsplattform. Dabei kann eine moderne WordPress-Website viel mehr leisten: Sie kann aktiv in Geschäftsprozesse eingebunden werden und Daten automatisch an CRM-Systeme, Datenbanken, Microsoft 365, Newsletter-Systeme oder interne Anwendungen weitergeben.
Mit Tools wie Make oder n8n lassen sich solche Prozesse vergleichsweise flexibel automatisieren. Die Website wird damit zur Schnittstelle zwischen Interessenten, Kunden, Mitarbeitern und den internen Unternehmenssystemen.
Als Digitalagentur unterstützt die hö ma GmbH Unternehmen dabei, WordPress-Websites nicht nur optisch und technisch weiterzuentwickeln, sondern auch sinnvoll mit bestehenden digitalen Prozessen zu verknüpfen.
1.) Kontaktanfragen automatisch ins CRM übertragen
Der Klassiker: Ein Interessent füllt auf einer WordPress-Website ein Kontaktformular aus – beispielsweise über Elementor oder Formidable Forms. Anstatt die Anfrage lediglich per E-Mail weiterzuleiten, können die Daten über Make oder n8n automatisch in ein CRM-System übertragen werden. Dabei können direkt Informationen wie Name, Unternehmen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewünschte Leistung und Nachricht übernommen werden.
Der Vorteil: Niemand muss Kontaktdaten manuell aus einer E-Mail in das CRM kopieren.
2.) Leads automatisch qualifizieren und verteilen
Nicht jede Anfrage ist gleich wichtig. Automatisierungsprozesse können bereits beim Eingang einer Anfrage prüfen, worum es sich handelt.
Ein Unternehmen könnte beispielsweise folgende Kriterien verwenden:
Je nach Ergebnis wird der Lead automatisch einem bestimmten Mitarbeiter oder einer bestimmten Vertriebsgruppe zugeordnet. Eine Anfrage mit hoher Priorität könnte zusätzlich sofort über Microsoft Teams oder per E-Mail gemeldet werden.
Vorteil: So lassen sich Reaktionszeiten deutlich verkürzen.
3.) Automatische Terminvereinbarung nach einer Anfrage
Auch die Terminvereinbarung lässt sich in den Prozess integrieren. Nach dem Absenden eines Formulars erhält der Interessent beispielsweise automatisch einen Link zu Microsoft Bookings, Calendly oder einem vergleichbaren Terminbuchungssystem. Sobald ein Termin vereinbart wurde, kann Make oder n8n wiederum weitere Schritte auslösen.
Der Termin kann beispielsweise:
Vorteil: Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess von der Website-Anfrage bis zum persönlichen Beratungsgespräch.
4.) Angebotsprozesse automatisch vorbereiten
Ein weiterer sinnvoller Schritt ist die Automatisierung der Angebotserstellung.
Wird ein Interessent im CRM beispielsweise als qualifizierter Lead gekennzeichnet, kann automatisch ein Angebotsprozess gestartet werden. Kundendaten müssen dadurch nicht erneut eingegeben werden.
Je nach eingesetzter Software können beispielsweise:
Vorteil: Die eigentliche Angebotserstellung bleibt individuell – viele vorbereitende Arbeitsschritte können jedoch automatisiert werden.
5.) Neue Projekte automatisch anlegen
Aus einem Angebot wird ein Auftrag. Auch dieser Übergang eignet sich hervorragend für Automatisierungen.
Wird ein Auftrag im CRM oder Warenwirtschaftssystem als angenommen beziehungsweise gewonnen markiert, können automatisch verschiedene Systeme vorbereitet werden.
Beispielsweise könnten gleichzeitig:
Vorteil: Der manuelle Projektstart wird dadurch deutlich reduziert.
6.) Kunden-Onboarding automatisieren
Gerade beim Start einer neuen Kundenbeziehung müssen häufig viele Informationen ausgetauscht werden. Auch dieser Prozess lässt sich strukturieren.
Ein neuer Kunde könnte automatisch eine Begrüßungs-E-Mail erhalten, die beispielsweise einen Link zu einem geschützten Onlineformular enthält.
Dort können benötigte Informationen abgefragt werden:
Vorteil: Die Daten können anschließend automatisch im richtigen Projekt oder Kundenordner gespeichert werden. Damit entsteht ein standardisierter Onboarding-Prozess.
7.) Dokumente automatisch in SharePoint oder andere Systeme übertragen
WordPress-Formulare können auch für den Upload von Dokumenten genutzt werden. Statt Anhänge per E-Mail zu versenden, können Dokumente direkt strukturiert verarbeitet werden.
Ein Beispiel:
Ein Kunde lädt über ein Formular eine Datei hoch. Make oder n8n erkennt anhand der Kundennummer oder E-Mail-Adresse den richtigen Kunden und speichert das Dokument automatisch im entsprechenden SharePoint-Ordner. Anschließend erhält der zuständige Mitarbeiter eine Benachrichtigung.
Vorteil: Gerade bei größeren Mengen an Dokumenten kann dies erheblichen manuellen Aufwand einsparen.
8.) Service- und Supportanfragen automatisch bearbeiten
Auch Supportprozesse lassen sich über die Unternehmenswebsite organisieren. Ein Kunde meldet beispielsweise über ein Formular:
Die Angaben werden anschließend automatisch ausgewertet. Je nach Auswahl kann die Anfrage einem bestimmten Mitarbeiter oder einer bestimmten Abteilung zugewiesen werden. Gleichzeitig kann automatisch ein Supportvorgang oder Ticket entstehen.
Der Kunde erhält unmittelbar eine Bestätigung, während der Vorgang intern bereits strukturiert zur Bearbeitung vorliegt.
Vorteil: Der Kunde erhält schnell eine Rückmeldung. Das sorgt für eine positive Kundenresonanz.
9.) Bewertungen und Kundenfeedback automatisiert einholen
Nach Abschluss eines Projekts ist der ideale Zeitpunkt gekommen, Kundenfeedback einzuholen. Doch genau dieser Schritt wird im Alltag häufig vergessen. Eine Automatisierung kann hier helfen.
Wird ein Projekt beispielsweise auf „abgeschlossen“ gesetzt, wartet der Workflow eine vorher definierte Anzahl von Tagen. Danach erhält der Kunde automatisch eine freundliche Nachricht mit der Bitte um Feedback oder eine Bewertung.
Je nach Prozess kann beispielsweise auf:
verwiesen werden.
Vorteil: Damit wird auch das Empfehlungsmarketing Teil des automatisierten Kundenprozesses.
10.) Automatisches Reporting und Auswertung
Automatisierung bedeutet nicht nur, Daten weiterzugeben. Die gewonnenen Informationen können gleichzeitig für Auswertungen genutzt werden.
Beispielsweise könnten automatisch erfasst werden:
Diese Daten können beispielsweise in Excel, SharePoint, Power BI oder anderen Reporting-Systemen zusammengeführt werden. Dadurch entsteht ein besserer Überblick darüber, welche Marketingmaßnahmen tatsächlich zu neuen Kunden führen.
Automatisierung endet nicht beim Kontaktformular
Das eigentliche Potenzial entsteht, wenn mehrere dieser Prozesse miteinander verbunden werden. Ein kompletter digitaler Ablauf könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:
Website-Anfrage → Lead-Qualifizierung → CRM → Terminvereinbarung → Angebot → Auftrag → Projektanlage → Kunden-Onboarding → Projektabschluss → Bewertungsanfrage
Viele dieser Arbeitsschritte werden heute noch manuell ausgeführt.
Dabei handelt es sich häufig um Tätigkeiten wie:
Genau hier können Make, n8n und moderne Schnittstellen einen erheblichen Mehrwert schaffen.
Gut geplante Automatisierungen können mehrere Vorteile gleichzeitig bieten.
Weniger manuelle Arbeit – Wiederkehrende Aufgaben werden automatisch erledigt.
Weniger Übertragungsfehler – Daten müssen nicht mehrfach manuell eingegeben werden.
Schnellere Reaktionszeiten – Anfragen können unmittelbar verarbeitet und weitergeleitet werden.
Einheitliche Prozesse – Jeder Vorgang folgt denselben definierten Arbeitsschritten.
Bessere Datenqualität – Informationen werden strukturiert und zentral gespeichert.
Skalierbare Prozesse – Auch bei steigenden Anfragezahlen müssen administrative Tätigkeiten nicht im gleichen Verhältnis wachsen.
Datenschutz und Datensicherheit berücksichtigen – Bei allen Automatisierungsprozessen sollte die Datensicherheit von Anfang an Teil der Planung sein.
Gerade bei personenbezogenen Informationen sollte genau geprüft werden, welche Daten tatsächlich benötigt werden und welche Systeme Zugriff darauf erhalten.
Wichtige Punkte sind unter anderem:
Dabei gilt grundsätzlich:
Nicht möglichst viele Daten automatisieren, sondern genau die Daten, die für den jeweiligen Prozess benötigt werden.
Besonders sensible Informationen sollten nur übertragen oder gespeichert werden, wenn dies tatsächlich notwendig und zulässig ist.
Make oder n8n als Verbindung zwischen den Systemen
Make und n8n funktionieren dabei wie eine digitale Schaltzentrale. Sie empfangen Daten aus einem System, verarbeiten diese nach definierten Regeln und geben sie anschließend an andere Systeme weiter.
So können beispielsweise WordPress, CRM-Systeme, Microsoft 365, SharePoint, Excel, Newsletter-Systeme, Projektmanagement-Software und viele weitere Anwendungen miteinander verbunden werden.
Welche Plattform die bessere Wahl ist, hängt vom jeweiligen Projekt ab. Make bietet einen sehr zugänglichen visuellen Ansatz und zahlreiche vorhandene Schnittstellen.
n8n bietet ebenfalls umfangreiche Automatisierungsmöglichkeiten und kann zusätzlich selbst gehostet werden. Das kann insbesondere dann interessant sein, wenn Unternehmen mehr Kontrolle über ihre technische Infrastruktur benötigen.
Automatisierung mit hö ma GmbH
Als Digitalagentur betrachtet die hö ma GmbH Websites nicht isoliert. Eine moderne Unternehmenswebsite sollte idealerweise mit bestehenden digitalen Prozessen zusammenspielen. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Prozesse zu automatisieren.
Entscheidend ist vielmehr die Frage:
Wo entstehen im Unternehmen immer wieder dieselben manuellen Arbeitsschritte – und welche davon lassen sich sinnvoll digital verbinden?
hö ma entwickelt gemeinsam mit Unternehmen geeignete Lösungen rund um WordPress, Schnittstellen und digitale Prozessautomatisierung. Von der Integration eines Kontaktformulars über die Anbindung an ein CRM-System bis hin zu komplexeren Workflows mit Make oder n8n können vorhandene Abläufe analysiert und Schritt für Schritt automatisiert werden.
Die Verbindung von WordPress mit Automatisierungsplattformen wie Make oder n8n eröffnet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten. Bereits einfache Prozesse können Zeit sparen und Fehler reduzieren. Der größere Mehrwert entsteht jedoch dann, wenn Website, CRM, Microsoft 365, Datenbanken und interne Prozesse miteinander verbunden werden. Aus einer einfachen Website wird dadurch ein aktiver Bestandteil der digitalen Unternehmensorganisation.
Hinweis: Dieser Blogartikel wurde mit Hilfe von ChatGTP erstellt.
