Beispiele für Automatisationsprozesse in Ihrem Unternehmen

In Unternehmen gibt es sehr viele sinnvolle Automatisationen. Wir haben in unserem Beitrag Prozesse zusammengestellt, die wiederkehrende manuelle Arbeit reduzieren, Reaktionszeiten verkürzen und Daten sauber zwischen Systemen synchronisieren.

TypischeTätigkeiten im Arbeitsalltag, die automatisiert werden könnten und damit viel Zeit einsparen:

• Lead-Qualifizierung: Formularangaben werden automatisch bewertet. Beispiel: Unternehmensgröße, gewünschte Leistung, Budget und Dringlichkeit ergeben einen Lead-Score. Hoch priorisierte Anfragen landen direkt beim Vertrieb, andere zunächst in einer allgemeinen Pipeline.
• Automatische Terminvereinbarung: Nach einer Anfrage erhält der Interessent automatisch einen passenden Calendly-, Microsoft-Bookings- oder anderen Terminlink. Der gebuchte Termin wird anschließend im CRM dokumentiert.
• Angebotsprozess starten: Eine qualifizierte Anfrage kann automatisch einen Angebotsvorgang anlegen, Stammdaten übernehmen und intern eine Aufgabe für die Angebotserstellung erzeugen.
• Projektanlage nach Auftrag: Sobald ein Auftrag im CRM auf „gewonnen“ gesetzt wird, können automatisch Projektordner, Aufgaben, Teams-Kanäle oder Projektkarten angelegt werden.
• Kunden-Onboarding: Neue Kunden erhalten automatisiert eine Begrüßungsmail, Zugangsdaten, Checklisten oder Formulare für fehlende Informationen.
• Dokumentenablage: Hochgeladene Dateien aus WordPress-Formularen können automatisch in SharePoint, OneDrive oder einer Dokumentenverwaltung im passenden Kundenordner abgelegt werden.
• Newsletter-Anmeldung: Kontakte werden nach bestätigtem Opt-in automatisch an Rapidmail, Mailchimp, Brevo oder ein anderes Newsletter-System übergeben und passenden Verteilergruppen zugeordnet.
• Support-Tickets: Supportanfragen aus einem Formular können automatisch als Ticket angelegt, kategorisiert und dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen werden.
• Beschwerde- oder Reklamationsmanagement: Eine Reklamation wird automatisch dokumentiert, priorisiert und mit einer Wiedervorlage versehen. Bei kritischen Fällen kann zusätzlich eine sofortige Teams- oder E-Mail-Benachrichtigung erfolgen.
• Bewertungsanfragen: Nach Abschluss eines Projekts oder Auftrags kann nach einer definierten Zeit automatisch eine Bitte um Google-Bewertung oder Kundenfeedback versendet werden.
• Erinnerungen und Nachfassaktionen: Hat ein Interessent nach fünf Tagen noch nicht reagiert, kann automatisch eine Wiedervorlage oder eine Follow-up-Mail ausgelöst werden.
• Messe- und Eventleads: Leads aus einem Messeformular oder QR-Code werden automatisch ins CRM übertragen, nach Interessen segmentiert und mit passenden Informationen versorgt.
• Bewerbungsprozesse: Bewerbungen über die Website können automatisch in SharePoint, HR-Systeme oder strukturierte Bewerberlisten übertragen und intern verteilt werden.
• Service- und Wartungsanfragen: Kunden melden ein Problem über die Website. Automatisch werden Kundennummer, Produkt, Standort und Fehlerbeschreibung einem passenden Servicevorgang zugeordnet.
• Bestell- und Anfrageprozesse: Auch ohne klassischen Onlineshop können Produktanfragen oder Bestellungen über Formulare strukturiert verarbeitet und an Warenwirtschaft, Vertrieb oder Buchhaltung weitergeleitet werden.
• Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse: Ein Auftrag oder eine Bestellung kann Folgeprozesse für Rechnungsstellung, Buchhaltung oder Dokumentenablage anstoßen, sofern die eingesetzten Systeme entsprechende Schnittstellen bieten.
• Interne Freigaben: Formularanfragen können abhängig von Betrag oder Inhalt automatisch an bestimmte Personen zur Prüfung oder Freigabe weitergeleitet werden.
• Datenpflege und Synchronisation: Ändert ein Kunde beispielsweise seine Adresse über ein Serviceformular, kann die Änderung automatisch in mehreren Systemen aktualisiert werden.
• Reporting: Neue Leads, Anfragen oder Aufträge können automatisch in Excel, Power BI oder andere Reporting-Systeme übertragen werden.
• Fehler- und Kontrollprozesse: Fehlen Pflichtdaten oder schlägt eine Übertragung fehl, kann automatisch eine Fehlermeldung an den zuständigen Mitarbeiter gesendet werden.